Nekatera podjetja že nekaj let številne procese izvajajo s pomočjo dela na daljavo. Veliko podjetij in organizacij pa se je z množičnim delom na daljavo sedaj srečalo prvič. S tem so se v novi vlogi znašli tudi številni vodje. Kako voditi ljudi na daljavo? Na kaj moram biti pri tem pozoren? Kako na ustrezen način ohranjati stik z zaposlenimi? In kako zagotavljati povezanost med njimi? Z mislijo na vsa ta vprašanja, ki se lahko pojavijo, smo skušali strniti ključna priporočila in predloge. Upamo, da bodo vodjem v pomoč pri zagotavljanju učinkovitega dela na daljavo.
Tako kot pri vodenju sicer, so tudi pri vodenju tima na daljavo, pomembna zlasti tri področja: komunikacija, koordinacija in kultura. V obliki treh člankov, predstavljamo nekaj ključnih vidikov vsakega od teh področij. Najprej se bomo dotaknili področja komunikacije.
Delo na daljavo običajno pomeni veliko manj neposrednega medosebnega kontakta zaposlenih z vodjo in med člani tima.
Delo na daljavo običajno pomeni veliko manj neposrednega medosebnega kontakta zaposlenih z vodjo in med člani tima, to pa lahko oteži komunikacijo med njimi. Manj neposrednega kontakta namreč močno zmanjša količino socialnih (neverbalnih) znakov, ki jih sicer dobimo od sogovornika, kadar se z njim pogovarjamo »v živo«. Zaradi tega se naše prepoznavanje oz. razumevanje tega, kako je nekdo sprejel ali razumel določeno sporočilo, zmanjša. Informacije, ki jih dobimo z opazovanjem neverbalne komunikacije sogovornika so še posebej pomembne pri posredovanju osebnih ali kompleksnih sporočil. Pomanjkanje le-teh pomeni, da se lahko na sogovornika manj ustrezno odzivamo. Pri komunikaciji na daljavo je lahko omejena tudi dvosmernost komuniciranja. Včasih sogovornik ne more neposredno postavljati vprašanj ali se odzvati na podano sporočilo. Vse to lahko vodi v večje število nesporazumov ali celo konfliktov.
Vsak medij ali orodje ni primeren za vsako sporočilo.
Da bi napačno razumevanje čim bolj zmanjšali, naj vodje posebno pozornost namenijo usklajevanju vrste sporočila z medijem, preko katerega bodo sporočilo prenesli do zaposlenih. Za najzahtevnejša sporočila, kot so sporočila osebne narave ali razlaga kompleksnih informacij, je zato video-klic naslednja najboljša stvar, kadar osebna komunikacija ni mogoča. Na drugi strani je za kratka sporočila in ne nujne informacije bolje, da jih delimo preko kanalov za direktno komuniciranje (npr. Google Hangouts) ali preko komunikacijskih platform za skupno delo (npr. Slack). Čeprav se morda to sliši samoumevno, nekateri ljudje svoj priljubljeni način komuniciranja uporabljajo ne glede na vrsto sporočila (npr. tudi kompleksne ideje pojasnjujejo preko maila).
Pri delu na daljavo, še posebej če je to za zaposlene nekaj novega, naj bo vodja tisti, ki je bolj proaktiven v komunikaciji. Redno naj, preko klicev, maila, kanalov za neposredno komuniciranje ali skupno delo preverja, kakšno je pri zaposlenih razumevanje delovnih nalog in ali obstajajo nejasnosti. Nekateri zaposleni si namreč pri delu na daljavo ne upajo zmotiti vodje, niti ko se pojavijo problemi.
Komunicirajte pogosto in bodite proaktivni.
Pogostost komuniciranja postane pri delu na daljavo še posebej pomembna. Zagotavljanje rednih informacij o zadnjem stanju na projektu ali nalogi, redno odgovarjanje na maile ali druga sporočila ter dosegljivost ob pomembnih trenutkih, za hitro sprejemanje odločitev, zmanjšajo možnost za nastanek zastojev pri delu ter krepijo zaupanje in povezanost vseh članov tima. Pri delu na daljavo imajo zaposleni namreč manj možnosti za spontane stike, pri katerih lahko nekoga mimogrede vprašajo, kaj delajo, kako daleč so ali kako bi oni rešili posamezni problem.
Past pri komuniciranju na daljavo lahko predstavljajo preveč splošna sporočila. Kadar vodja napiše, da bi bilo nekaj treba narediti, pri tem pa jasno ne opredeli, kdo in kdaj naj bi to naredil, je verjetnost, da se nihče ne bo čutil odgovornega za to nalogo, še večja. Zaradi tega naj vodja v mailu vedno jasno opredeli cilje in neposredno nagovori posameznike, ki jim delegira delo.
Uravnotežite svoja sporočila; delegirajte a tudi pohvalite.
Pri vodenju na daljavo se lahko kaj hitro zgodi tudi, da se vodja oglaša samo takrat, ko nekaj potrebuje, ko se mudi ali ko nekaj ni bilo narejeno čisto tako, kot bi si želel. Ker pa je komunikacije že v osnovi manj, lahko pomanjkanje pozitivne komunikacije s strani nadrejenega pomembno zmanjša motivacijo in zagnanost zaposlenih. Vodje naj bodo zato pozorni na vrsto komunikacije, ki jo imajo z zaposlenimi. Tako kot pri delu sicer, tudi tukaj velja, da naj vodja povratne informacije o delu zaposlenim podaja sproti, tekom procesa dela, ne šele na koncu, po opravljenem delu. Zavestno naj načrtuje in v svojo komunikacijo vključuje tudi prepoznavanje vloženega truda ter pohvalo za dobro in pravočasno opravljeno delo. Spoštljiva in kakovostna povratna informacija med delom ter iskrena pohvala močno vplivajo na motivacijo zaposlenih.
Pri komunikaciji na daljavo dobi pojasnjevanje v smislu »zaradi tega, ker« še posebno težo. Socialni psihologi so ugotovili, da kadar ljudje razumejo razlog, zakaj nekaj počnejo, se njihova angažiranost za izvedbo naloge poveča za 30%. Podajanje razlage, zakaj je nekaj pomembno ali treba narediti, vaše zahteve naredi tudi bolj objektivne namesto, da bi zvenele kot subjektivne in neutemeljene. V povezavi s tem pa velja tudi priporočilo glede odpovedi video ali avdio sestankov. Kadar morate odpovedati ali preložiti sestanek, dajte zaposlenim vedno tudi pojasnilo zakaj je do tega prišlo. Pri delu na daljavo je to še toliko bolj pomembno, saj si zaposleni sicer ustvarijo svoje razloge, ki lahko negativno vplivajo na njihovo motivacijo. Hitro se lahko počutijo manj pomembne v primerjavi z drugimi vašimi sodelavci in sogovorniki.
