Koordinacija oddaljenega dela zaposlenih predstavlja poseben izziv. Podobno kot v primeru komunikacije, tudi na področju koordinacije izgubimo veliko priložnosti, ki nam jih prinesejo neformalna srečanja, kot je pogovor z zaposlenimi mimogrede, skupna kava ali kosilo. Vodje lahko zato hitro izgubijo vpogled v to, kaj kdo dela, to pa prinese težave pri usklajevanju dela, doseganju rokov in načrtovanju dela za naprej.
Pri delu na daljavo lahko vodje hitro izgubijo vpogled v to, kaj kdo dela.
Idealno je, da se pred, v trenutnih razmerah pa, da se čim prej po začetku dela na daljavo, skupaj s timom dogovorite, katera orodja boste uporabljali in za kak namen. Dogovorite se, kdaj in na kakšen način bodo potekali sestanki, kaj lahko naredijo ob nenadnih ali nujnih primerih, kako bo potekala izmenjava informacij in dokumentov ter kako se bodo rezultati dela spremljali, hranili in posredovali.
Kljub morebitnemu večjemu začetnemu naporu, tudi pri delu na daljavo ohranjajte redne sestanke celotnega tima. Tovrstni sestanki namreč v delovnik zaposlenih vnašajo potrebno strukturo, hkrati pa pri zaposlenih močno zmanjšajo občutek prepuščenosti samemu sebi. Poleg tega seveda izboljšajo koordinacijo dela, saj vodji omogočajo, da ohranja pregled nad potekom dela. Nenazadnje pa predstavljajo tudi priložnost za pozitivne povratne informacije, katerih pomembnost smo omenjali že v članku o komunikaciji.
Opredelite ključna orodja, ki jih boste uporabljali, in za kakšen namen.
Tudi pri delu na daljavo velja, da udeležba na sestankih, ki za nas niso relevantni, ubija motivacijo in produktivnost. Kot vodja bodite zato čim bolj racionalni in zagotovite, da je vsak sestanek organiziran takrat, ko je to res nujno potrebno. Ko imate virtualni sestanek, ustvarite dnevni red z informacijami, kdo bo predstavil kaj in približno koliko časa bo trajalo. Tako bodo člani skupine razumeli, zakaj so bili povabljeni ter kje in na kakšen način lahko prispevajo. Poleg tega časovno opredeljen program ljudem omogoča, da se pridružijo samo temam, ki so zanje pomembne, namesto da bi sedeli pri delih sestanka, ki za njihovo delo niso ključni.
Ohranite redne sestanke celotnega tima.
V članku o komunikaciji smo tudi že omenili pomembnost jasne opredelitve ciljev, vlog in odgovornosti pri delu na daljavo. Z vidika koordinacije dela pa še bolj pomembno kot sicer postane tudi dokumentiranje dela. Če organizacija še nima vzpostavljenega dokumentiranja dela na način, ki omogoča oddaljen dostop, je sedaj čas, da se to vzpostavi. Da dokumentiranje deluje, morajo člani tima vedeti kako, kdaj in kam naj posredujejo zadnje informacije o stanju na projektu in kje lahko pregledajo kar je bilo narejeno, da sprejmejo ustrezne odločitve. Za pomoč pri tem obstajajo številna spletna orodja (npr. orodja za skupno delo).
Ob začetku rabe tovrstnih orodij se kot vodja prepričajte, da bodo vsi zaposleni znali uporabljati orodja, ki jih predlagate. Morda imate v timu osebo, ki ta orodja posebej dobro obvlada in lahko ponudi pomoč pri morebitnih vprašanjih in težavah sodelavcev? Če uporabljate več orodij, jasno opredelite čemu je namenjeno posamezno orodje. Splošno priporočilo pa je, da je bolje uporabljati manj orodij, kot pa številna različna, da svoje zaposlene ne obremenite dodatno še s tem.
Kje so vam lahko orodja posebej v pomoč:
- Ravnanje z dokumenti: Če dokumente shranjujete ali celo skupno urejate na enem mestu, se izognete številnim ping-pongom preko maila.
- Koordiniranje nalog: Orodja vam omogočajo pregled in transparentnost pri tem kakšne zadolžitve ima kdo in koliko jih je že opravljenih.
- Komunikacija: Orodja omogočajo neposredno komunikacijo s pomočjo katere lahko zaposleni hitro rešujejo nastale zaplete.
- Video-komunikacija.
- Skupni timski urnik/ koledar aktivnosti.
- Skupna timska beležka.
- Ustvarjanje virtualnega pisarniškega okolja: Naredite transparentno, kdo kdaj na čem dela, da se lahko zaposleni povežejo med sabo, brez, da čakajo na vas.
Kot vodja bodite vzgled uporabe novih orodij.
Poleg učinkovitih orodij je pomembna tudi disciplina, torej da so naloženi vsi, tudi zadnji dokumenti. Pri tem je zelo pomembno, da so vodje vzor pri ažurni uporabi orodij. Le tako lahko pričakujejo, da jih bodo vestno uporabljali tudi zaposleni.
Osredotočite se na rezultate dela, ne porabo časa.
Pri delu na daljavo nekateri vodje veliko časa namenijo iskanju primernega orodja za spremljanje dela. Naš nasvet je, da ne posvečate toliko pozornosti spremljanju porabljenih ur, kot doseganju dogovorjenih ciljev oziroma rezultatov. Učinkovitosti pri delu torej ne določajte preko prisotnosti, pač pa preko rezultatov dela. Dovolite sodelavcem svobodo, da si svoj delovni čas porazdelijo sami. Poglejte na to kot na priložnost, da si vsak lahko prilagodi delo tako, da mu bo to omogočalo največjo možno produktivnost in kar se da najmanj motenj pri delu. Za vodje je pri tem pomembno, da ne delegirajo posamičnih nalog oziroma zadolžitev pač pa odgovornosti in pričakovanja glede rezultatov. Imejte zaupanje v svoje sodelavce. Delegirajte z optimizmom in pri tem jasno izrazite pričakovanje, da so naloge pravočasno in kakovostno opravljene.
