Kot vodja, mentor, coach ali sodelavec ste se gotovo že srečali s kom, ki je imel težave s tem, da bi bodisi prepoznal ali se bil pripravljen pogovarjati o tem, kako s svojim vedenjem prispeva k določenim, manj učinkovitim odnosom, procesom ali manj pozitivnim rezultatom pri delu. Podajanje povratnih informacij, ki bi bile tem osebam v pomoč, da se razvijajo, pa je pogosto precejšen izziv. Zaradi njihovega zavračajočega odnosa da tega, da bi tem informacijam prisluhnili, se tudi drugi pogosto izogibajo, da bi jim jih sploh podali. Tako se lahko sklene začaran krog izogibanja. V nadaljevanju je opisanih nekaj pomembnih korakov, ki so lahko v pomoč pri tem, kako pristopiti k podajanju povratnih informacij osebi, ki te le stežka sprejme.
Zavedajte se ranljivosti, ki je v ozadju.
Osebe, ki težko slišijo negativno povratno informacijo o sebi so lahko znotraj sebe zelo ranljive. Pogosto gre za osebe, ki so celo zelo kritične do sebe, kljub temu, da tega navzven nikakor niso pripravljene pokazati. Zavračanje negativnih informacij, nerazumevanje drugega ali neobčutljivost za drugega, je namreč lahko njihovo obrambno vedenje pred lastno negotovostjo. Pri pogovoru s tako osebo vam bo zato lažje, če se zavedate tega njenega ranljivega dela, kot pa če prihajate na pogovor z mislijo na vse njegove ali njene morda na videz brezbrižne reakcije.
Pogovor o naših pomanjkljivostih zahteva občutek varnosti.
Oseba bo pripravljena spregovoriti tudi o svojih manj svetlih plateh, če bo imela občutek, da je ne obsojate in da je vaš namen izključno dober. Pred pogovorom zato razmislite, ali ste vi prava oseba, ki lahko sogovorniku to zagotovi. Če ne, je bolje razmisliti o kom drugem, ki bi lahko podal povratno informacijo temu zaposlenemu. To je lahko tudi zunanji strokovnjak ali strokovnjak iz kadrovskega področja, ki je ustrezno usposobljen.
Začnite z vprašanjem, ne trditvijo.
Vprašajte osebo, kaj sama meni o določeni situaciji, dogodku, svojem vedenju. Kakšen pogled ima sama na to, kar se je ali se dogaja. Naj vas ne bo strah vprašati tudi, kako se v takih situacijah počuti, kaj je njen cilj, o čem razmišlja. Pri poslušanju njenega odgovora bodite pozorni na majhne priložnosti, ker oseba pokaže morebitno zavedanje lastne odgovornosti za nastalo situacijo, vedenje ali dvom, da je ona naredila vse, kot je najbolj prav. To naj bo vaša vstopna točka za povratno informacijo.
Podajajte vsebino, kot da gre za zdravilo.
Kljub temu, da imate morda veliko stvari, ki bi jih želeli povedati tej osebi, naj vas priložnost, da vam je končno pripravljena prisluhniti, ne premami. Podajte najprej le nekaj, z osrednjo temo povezanih povratnih informacij. Tako boste zagotovili, da si jih bo oseba tudi res zapomnila in jih ne bo doživela kot plaz, ki se je usul nanjo, bil zelo neprijeten in je zato bolje, da naslednjič ne prisluhne več.
Preverite s čim oseba odhaja iz pogovora.
Ob koncu pogovora osebo vprašajte, kako je doživela pogovor in kaj je tisto, kar si bo iz pogovora najbolj zapomnila, s čem odhaja? Tako boste vedeli ali je bilo vaše sporočilo ustrezno razumljeno in potrdili svojo dobronamernost in skrb za sogovornika.
Opustite previsoka pričakovanja.
Ne pričakujte, da se bo oseba takoj, že po prvem pogovoru spremenila, ker je to zelo malo verjetno. Naša vedenja so zelo trdovratna, nenazadnje, se utrjujejo več let. V pomoč vam naj bo zavedanje, da je velik korak za osebo, ki težko sprejme povratne informacije že to, da je sploh prisluhnila. Verjetno pa bo za večjo spremembo potrebnih še več pogovorov. A naj vam to ne vzame volje in poguma.
